De notulist als ondersteuner van de democratie

[Geertjan Benus]

Democratie vind ik belangrijk. Democratie legitimeert onder meer mijn werk. Een ander woord voor “democratie” is volksheerschappij. En aan dat begrip ervaar ik een scherp randje.

Ik vind namelijk elke vorm van heerschappij bedenkelijk. Heersen leidt voor mijn gevoel al gauw tot overheersen. Dat kan aan mij liggen, want het begrip is ook te associëren met beheersen. Zo kun je het vak “schrijven” beheersen en zo kun je een samenleving beheersen. Bij het beheersen van een samenleving zorgen bestuurders voor het reilen en zeilen van die samenleving. Dat is dan weer iets anders dan wat recentelijk op tafel van de Tweede Kamer is komen te liggen. Dat rapport toont aan dat individuen op de hoogste posities in organisaties zélf ook enige leiding nodig kunnen hebben. Wanneer we ons realiseren over hoeveel geld die CEO’s gaan, is het eenvoudig om te beseffen dat ook de spelers in het parlement zich in hun werk ergens aan vast moeten kunnen houden.

Parlementaire democratie
Nederland kent de parlementaire democratie. Het staatsrecht vormt de structuur waarbinnen die democratie vorm krijgt. Aan het staatsrecht kunnen bestuurders zich vasthouden. In het staatsrecht krijgen onder meer de verschillende bestuurlijke organen posities ten opzichte van elkaar. Het staatsrecht heeft drie functies: (1) de constituerende, (2) de attribuerende en (3) de regulerende functie. Ad 1: het in het leven roepen van ambten en organen, ad 2 welke taken welke organen hebben in het staatsapparaat en ad 3 afbakening van de taken (zie (2)).

Een voorbeeld dat het belang aantoont
De enquête Woningbouwcorporaties die gisteren is uitgebracht, brengt in ieder geval aan het licht hoe belangrijk transparantie is en hoe weinig betrouwbaar sommige individuen blijken te zijn die zich aan de controle van de samenleving of van hun organisatie kunnen onttrekken.

Wonen is een belangrijke functie in de samenleving. Niet voor niets werd die functie vroeger direct bestuurd door de overheid: mensen moesten kunnen wonen tot en met de laagste inkomens en dat moest zeker gesteld worden. Later drong het tot de gelederen door dat de samenleving veranderende wensen heeft als het gaat om wonen. Die wensen moesten kunnen doordringen tot beslissers. En dan blijkt keer op keer dat beslissers eerder doordringen tot de spelonken die leiden tot extra financiële middelen voor zichzelf dan dat de wensen van het volk doordringen tot het gedachtegoed van beslissers. Dat is een interessant gegeven. In die en in dergelijke contexten worden notulisten meer en meer belangrijk. Dat geldt zeker voor notulisten die vaak in ernstige en dwingende sfeer geconfronteerd worden met “schrijf dat vooral niet op”.

De functie van notulisten in een parlementaire democratie en hun belang
Die functies zijn vele. Als het gaat om die parlementaire democratie, is als meest voor de hand liggende functie het vastleggen van discussies tussen het dagelijks bestuur (het kabinet) en de Tweede en Eerste Kamer. Ze worden handelingen genoemd. De handelingen in engere zin worden gevormd door het verslag – de letterlijke weergave van de discussies. De handelingen in bredere zin worden gevormd door het verslag met Kamerstukken en Kamervragen, respectievelijk de bijlagen en aanhangsels genoemd. Alles wordt tegenwoordig digitaal gearchiveerd en ontsloten (ter beschikking gesteld).

Het nut van het vastleggen is complex. Zowel de burger, de volksvertegenwoordiger als het kabinet kunnen baat hebben bij het teruglezen van gevoerde discussies. Voor het kabinet zal het bij het teruglezen vooral gaan om kansen en mogelijkheden in de voortgang van het nemen van besluiten. Voor de volksvertegenwoordiger kan het gaan om het zien van onderhandelingsmogelijkheden. De burger kan nagaan of hij nog steeds goed vertegenwoordigd wordt door zijn partij.

Als het gaat om het vastleggen van de discussies in het dagelijks bestuur (het Kabinet) zijn vooral de genomen besluiten heel belangrijk. Dat is praktisch. Ambtenaren kunnen dan verder met hun werk. Steeds zal het gaan om een stapje verder in de vorming van wetten en in het nemen van Algemene Maatregelen van Bestuur.  “De besluitenlijst wordt enkele dagen na de vergadering toegezonden aan de ministers, de staatssecretarissen, de secretarissen-generaal en het Kabinet der Koning. De notulen worden door het secretariaat van de ministerraad aan de ministers, de staatssecretarissen en het Kabinet der Koning toegezonden. Hiernaast worden in voorkomende gevallen nog zogenaamde P-notulen opgemaakt, die uitsluitend aan de ministers worden toegezonden. “(zie het politiek compendium) Mede dankzij notulisten/verslagleggers zullen in bestuurlijke organen geen praatjes voor de vaak gehouden worden. Niemand op dergelijke hoge niveaus wil daarmee tot in lengte van jaren geconfronteerd worden.

Notulisten dragen ervoor zorg dat bestuurders eerst zullen nadenken voordat zij iets zeggen. Dat werkt efficiëntie in de hand. Geen bestuurder zal hardop gaan nadenken. Een dergelijke vorm van transparantie is ook niet wenselijk. Uiteindelijk gaat het om zakelijke verhoudingen en om beslisprocedures.

Notulisten dragen zorg voor een “extern geheugen”, voor de verspreiding van informatie, voor de bundeling van informatie (aanhangsels en bijlagen), voor het mogelijk maken van reflectie, voor het maken van een basis voor onderhandeling, voor het zichtbaar maken van ontwikkelingen in het denken, voor het mogelijk maken van (wetenschappelijk en journalistiek) onderzoek, voor het nemen van goede beslissingen in de Eerste Kamer (daar kan op basis van de handelingen worden nagegaan vanuit welk denken wetten tot stand zijn gekomen en of de redactie van de voorliggende wet ook voldoet aan de intentie van de wetgever.)

Notulisten zijn dus erg belangrijke functionarissen. Het is functioneel om ze op afstand te zetten: ze horen ook hun werk te doen met de nodige afstand tot de materie die over tafel gaat en met de nodige afstand tot de functionarissen. Daarom is het goed dat zzp-ers dit belangrijke werk doen. Die staan van nature op afstand. Maar wanneer ze hun werk doen, moeten ze zich wel kunnen verantwoorden voor hun handelen. Daarom ben ik van mening dat zzp-notulisten die hun werk doen in grote verbanden zoals in gemeentelijke organisaties, hun opdrachten zouden moeten krijgen van bijvoorbeeld de colleges van B&W, of misschien zelfs nog beter: van de gemeenteraden. Dan hebben deze “burgernotulisten” ook de toegang tot dat bestuurlijke orgaan om zich te verantwoorden voor hun werk en voor hun handelen in specifieke situaties. Ze zijn er belangrijk genoeg voor. Want waar was de enquêtecommissie Woningcorporaties gebleven wanneer de verhoren niet snel en goed op schrift waren gezet? Hoe was dan het eindverslag tot stand gekomen? Had de voorzitter van die commissie dan nu zijn eindrapport controleerbaar aan de Tweede Kamer kunnen voorleggen? Ik dacht van niet.