Pleidooi voor een effectieve inzet van een zelfstandig geworden branche in grote organisaties

[Geertjan Benus]

Een quote uit managers online van 17 februari 2009: “Omdat de taart overal wat kleiner wordt, is iedereen nu druk bezig met kostenmanagement. Onder andere door middel van centralisatie van verantwoordelijkheden en van staffuncties hoopt men op overheadkosten te kunnen besparen”. En: “Als het economisch goed gaat, laten bestuurders de touwtjes vieren, gaat het minder, dan worden de teugels weer stevig aangetrokken.”
Uit deze quotes blijkt dat in bedrijfsprocessen het van belang is dat er een adequate registratie plaatsvindt waarop het doorgaans frequent veranderend management kan terugvallen.

Vaak hangt het notuleren in bedrijven er maar een beetje bij. Dat kun je op de werkvloer horen aan de vraag ‘wie notuleert vandaag?’ En kijk dan eens naar de gezichten om je heen! Dan gaat het vaak om mensen die collega’s zijn, die in een horizontale positie staan ten opzichte van elkaar. Niets is onwenselijker dan een situatie waarin collega’s voor elkaar moeten opschrijven wat er van hen verwacht wordt.

Het is veel beter de uitgewisselde informatie door professionals te laten opschrijven. Snel en direct ter beschikking van alle deelnemers aan de vergadering. Goede notulisten kunnen dat. En nemen ook de gepaste afstand van de organisatie waarin ze deze opdracht hebben. Bovendien maakt dat de notulisten met de hen ter beschikking staande techniek de grootste flexibiliteit óók in technisch opzicht kunnen waarborgen. In grote organisaties zorgen goede externe notulisten met een groot inlevingsvermogen voor de nodige ‘touwtjes’ voor het iets fijnere werk van het management (ver) onder de dagelijks bestuurders. Dan heeft het aantrekken van de touwtjes door die bestuurders direct het gewenste effect in de héle organisatie.