Nederlands MediaNetwerk

Onderstaand artikel schreef ik vorig jaar in reactie op een artikel van de heer Frank van Marwijk in Managersonline.nl. De tekst heeft heel lang op de site gestaan van http://www.managersonline.nl Recentelijk is mijn tekst van die website gehaald. De tekst van de heer Van Marwijk staat er nog.

Dit gebeurt in een periode waarin in Nederland nieuwe colleges van BenW geïnstalleerd worden. Frank van Marwijk schrijft over macht uitoefenen via de notulen. Inderdaad oefenen de ambtenaren onder het college van BenW macht uit - die bereiden de beslissingen voor, voor het college van BenW. In die ambtelijke organisatie wordt in diverse verbanden vergaderd. Over bijvoorbeeld stukken die eerst door het college van BenW beoordeeld worden en die vervolgens naar de gemeenteraad gaan. In de ambtelijke organisatie kunnen de notulen van de vergaderingen ook kort zijn.

De gemeenteraad vergadert over dergelijke stukken en toetst of het college met die stukken binnen de kaders is gebleven van het collegeprogramma. De bespreking in de raad wordt vaak voorbereid door een vakcommissie. Ook in die vakcommissie vinden openbare politieke discussies plaats. Uiteindelijk bepaalt de vakcommissie óf het stuk door kan naar de raad en met welke status. Is het een hamerstuk in de raad of discussieert de raad verder over het stuk? Ik notuleer een dergelijke vakcommissie en ik betoogde vorig jaar in onderstaand stuk dat vanwege de politieke discussie in een vakcommissie de notulist geen macht mág uitoefenen.

Ik notuleer graag politieke vergaderingen, maar ook ambtelijke. Voor de afwisseling. Het is de professionaliteit van de notulist om te beseffen dat het dan om informatie gaat die nog niet rijp is om naar de raad te gaan. De verslagen hebben een heel ander karakter. Ze zijn veel korter. Het zijn samenvattingen of actielijsten. Hoe kort, is afhankelijk van waar in de organisatie de vergadering plaatsvindt. Het gaat voor de notulist bij ambtelijke vergaderingen om een hele andere manier van luisteren. En dan nog gaat het niet aan om als externe notulist, als zzp-er, macht uit te willen oefenen via de notulen. De notulist ondersteunt vooral de voorzitter. Dan is het prettig voor die voorzitter wanneer de notulist in staat is om de formulering van de besluiten met hem mee te maken. Dan is het prettig wanneer de notulist zelf ook al tijdens het luisteren aan het formuleren is. Het stuk van vorig jaar opnieuw van stal:

Liever dan over macht zou ik als het om notuleerwerk gaat, spreken over kracht. De heer Van Marwijk spreekt in Managers Online op 17 mei 2009 (http://www.managersonline.nl/artikel/6200/de-macht-van-de-notulist....) over macht en vanuit het perspectief dat een medewerker in een organisatie notuleert. Bovendien schrijft de heer Van Marwijk over beleidsmedewerkers die inhoudelijke kennis van zaken hebben. De baas van de onderneming heeft macht. Die kan de inhoud bepalen en voorschrijven hoe de notulen er uitzien. Dat blijkt ook uit enkele reacties op dit artikel van de heer Van Marwijk.

Ik ben professioneel notulist, schrijf korte en lange verslagen in bestuurlijke en ambtelijke omgevingen en ik ga vanuit mijn ervaring in op het artikel van de heer Van Marwijk, gezien vanuit het perspectief van één van mijn opdrachten.

In een grote ambtelijke organisatie is het dagelijks bestuur (bijvoorbeeld De Raad van Bestuur) de baas die bepaalt hoe de notulen er uit moeten zien. Tenminste, het zou goed zijn voor de organisatie wanneer die baas dat zou voorschrijven. In een gemeentelijke organisatie is het dagelijks bestuur het College van Burgemeester en Wethouders. Dat dagelijks bestuur bestaat uit wethouders afkomstig van politieke partijen die bestuurlijke verantwoordelijkheid willen nemen gezien de uitslag van de verkiezingen. De burgemeester maakt uiteraard ook deel uit van een dergelijk college.

De hoogste baas
Het hoogste bestuur van een stad is de gemeenteraad. Dat hoogste bestuur heeft de notuleertaken voor het vastleggen van zijn vergaderingen ‘uitbesteed’ aan een ambtelijke organisatie, de griffie. De griffie kan de notuleerwerkzaamheden dan weer uitbesteden aan een notuleerbureau. Bovendien is in het huidige dualisme het hoogste bestuur van de stad werkgever van de ambtenaren van de griffie. Ik kan mij goed voorstellen dat de griffie er dan niet nóg een machthebber bij kan gebruiken. De notulist die met zijn notulen macht uitoefent. Het zou niet in mij opkomen. Dat zou in mijn beleving de arrogantie ten top zijn.

De gemeenteraad bestaat uit fracties van politieke partijen. De inwoners van de stad kiezen hun favoriete politieke partij. De grootste politieke partij heeft de meeste macht. Maar zelfs die macht is niet statisch en bestaat niet per definitie. Iedere politieke partij zal zijn kracht moeten gebruiken in steeds een collegeperiode van vier jaar om duidelijk te maken aan het Dagelijks Bestuur of bijstellingen van dat dagelijkse bestuur gewenst zijn. De partijen maken daarbij gebruik van overredingskracht. De notulist neemt daarvan nota en verwerkt de argumenten in notulen, uitgebreide of minder uitgebreide.

De positie van de notulist
De notulen worden uitgebreider naarmate de notulist zich zijn positie meer bewust is: van hem of haar wordt verwacht dat hij of zij recht doet aan de woorden van de politieke partijen. Tenslotte spreken de politieke partijen zich in een openbare vergadering uit over politieke kwesties in hun stad. Alle bewoners van de stad hebben de politicus kunnen horen spreken. Het is dan van het grootste belang voor die politieke partijen, maar ook voor de raad als bestuurlijk orgaan, dat in de notulen de uitgesproken woorden overeenkomen met de geschreven tekst, zowel in de letter als in de geest. De raad schrijft de stad de wet voor. Het zou dan kolderiek, onzinnig en ronduit buiten alle verhoudingen zijn wanneer de notulist zich zou verkneukelen over zijn zogenaamde macht. Hij heeft vooral kracht nodig om de lange discussies te kunnen blijven volgen en om de gesproken taal goed om te zetten in geschreven. En de raad zou via de griffie de notulist kunnen voorschrijven hoe de notulen er uitzien, bijvoorbeeld in termen van ‘op naam, samenvattend, uitgebreide versie’. Maar hoe de wensen van de raad richting het product van de notulist ook geformuleerd zijn, eenduidig of niet, steeds zal de fractie die heeft gesproken zijn woorden willen terugzien in de notulen.

Conclusie vanuit mijn geschetste perspectief
Als notulist in opdracht van een griffie zou ik mij zelfs ongemakkelijk voelen wanneer ik in ‘de samenvattingen’ macht zou uitoefenen. In het geval ik geen kans zie een samenvatting te geven van korte statements, neem ik die statements letterlijk over om aan woorden recht te doen. De notulist van deze en dergelijke vergaderingen heeft in het licht van de democratische gang van zaken, een bijzonder belangrijke maar wel zeer bescheiden positie. Hij kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat de politiek alle tijd heeft voor de inhoud; dat niet urenlang gedebatteerd hoeft te worden over of de woorden van de heren en dames politici wel juist zijn weergegeven en of de uitspraak wel juist op dat moment of wellicht op een ander moment in de vergadering was gedaan. Dat is geen macht. Dat is kracht! De kracht van de notulist!

Utrecht, 23 mei 2009
Geertjan Benus, notulist h/o Notutekst, voor notulen en teksten
http://www.notutekst.nl

Weergaven: 343

Opmerking

Je moet lid zijn van Nederlands MediaNetwerk om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Nederlands MediaNetwerk

Interviews

[Interview] Peter Haug over de overstap van BMW naar 180 Kingsday

Na meer dan 30 jaar neemt BMW Nederland afscheid van J. Walter Thompson Amsterdam en gaat verder met 180 Kingsday, een fusie van 180 Amsterdam en Kingsday. We spreken met marketingdirecteur van BMW Peter Haug over de afgelopen pitch en de toekomst van het automerk

[Interview] Annemieke van Baal over het maken van een culinair jubileumboek

Tweesterrenrestaurant Aan de Poel bestaat 10 jaar. Om dit te vieren benaderden ze creatief bureau Vandenberg voor het maken van onder andere een luxe jubileumboek. We spreken met Annemieke van Baal, verantwoordelijk voor brand strategy en marketing bij Vandenberg

[Interview] Shula Rijxman over de maatschappelijke waarde van de NPO

De Nederlandse Publieke Omroep maakte onlangs een rapportage openbaar waarin het dieper ingaat op hun maatschappelijke belang. We spreken met voorzitter Shula Rijxman over de aanleiding van het rapport, de huidige overheidsregels en de toekomst

[Interview] Marjolein Verdam over VIVA400 Visionista’s

Nu VIVA400 tien jaar bestaat, werd het tijd voor een spin-off. Dit werd VIVA400 Visionista’s, een springplank om ambitieuze, jonge vrouwen verder te helpen in hun carrière. We spreken met marketingmanager bij Sanoma Marjolein Verdam over het initiatief, de samenwerking met Renault en de resultaten

[Interview] Anton van Lieshout over het succes van SLAM! op YouTube

Met 300.000 volgers is SLAM! op YouTube groter dan alle kanalen van andere landelijke radiostations bij elkaar. We spreken met zendermanager Anton van Lieshout over het belang van unieke content, crossmedia en de toekomst van radio

Nieuwsbrief


Nieuwsbrief


Meld je aan voor de nieuwsbrief! Iedere dinsdag het nieuwste media nieuws, de scherpste communicatie columns en de beste vacatures in jouw inbox

Naam:
Email addres:

 

Bestaande en nieuwe leden krijgen de nieuwsbrief automatisch toegestuurd (opt-out)


Klik hier voor de meest recente nieuwsbrief

 

 

Stuur ons uw persberichten!

Het Nederlands MediaNetwerk ontvangt graag uw - voor media- en communicatie professionals relevante - persberichten! Stuur ze naar

info@nederlandsmedianieuws.nl

Afzenders van persberichten ontvangen automatisch het wekelijkse online magazine Nederlands MediaNieuws

Columns

[Column] Marianne van Soomeren: Hulde voor de prijzenfestivals

Traditioneel wordt er veel geklaagd in het vak over deze prijsuitreikingen. Het zijn er teveel, dat horen we al jaren. Maar nu wordt er ook gemord over de relatieve onbekendheid van de winnende campagnes. Reclame is volgens sommigen alleen maar goed als het voor massabereik zorgt. Als iedereen het kent

[Column] Julie van Mol: Van droom naar daad. Hoe en wat dan?

Van de uiteenlopende eisen van uitgeverijen viel ik stil. De een wilde louter de eerste twee hoofdstukken, de ander het volledige script. Lettertypes en -groottes en regelafstanden varieerden. En natuurlijk een begeleidende brief. Maar ook een synopsis, van een half A4’tje tot maximaal vijf, inclusief plot en omschrijving van personages. Aanlevering: per post, dubbel- of enkelzijdig geprint of per mail

[Column] Femke Leemeijer: Het raadsel &C

Wat moet er gebeuren wanneer de bedenker in kwestie van het strafbankje komt? Terug naar de tekentafel. Bedenk in elk geval een goede propositie die bij het logo op de website kan worden geplaatst. Wie weet wordt het dan nog wat, Chantal

[Column] Bob Goulooze: Zeven vette en zeven magere jaren

De gefrustreerde pensioenadviseur had gelijk. Er zijn maar weinig media die over pensioenen een spannend verhaal kunnen maken. Dat was dertig jaar geleden al zo en nu nog. Pensioenen zijn de derde wereld van de communicatie. Het zijn ver-van-mijn-bedproblemen

[Column] Erwin Fisser: Het kind van de duivel

Die zogenaamde neonazistische grapjes, dat was helemaal niet beledigend, dat was gewoon trollen. Jongeren snappen dat, de traditionele media niet. De aanname van het neefje leek erop dat als er geen ideologie achter verwerpelijke uitspraken zit, dat het dan oké is

Badge

Bezig met laden...

© 2017   Gemaakt door Bas Vlugt.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden