Nederlands MediaNetwerk

Onderstaand artikel schreef ik vorig jaar in reactie op een artikel van de heer Frank van Marwijk in Managersonline.nl. De tekst heeft heel lang op de site gestaan van http://www.managersonline.nl Recentelijk is mijn tekst van die website gehaald. De tekst van de heer Van Marwijk staat er nog.

Dit gebeurt in een periode waarin in Nederland nieuwe colleges van BenW geïnstalleerd worden. Frank van Marwijk schrijft over macht uitoefenen via de notulen. Inderdaad oefenen de ambtenaren onder het college van BenW macht uit - die bereiden de beslissingen voor, voor het college van BenW. In die ambtelijke organisatie wordt in diverse verbanden vergaderd. Over bijvoorbeeld stukken die eerst door het college van BenW beoordeeld worden en die vervolgens naar de gemeenteraad gaan. In de ambtelijke organisatie kunnen de notulen van de vergaderingen ook kort zijn.

De gemeenteraad vergadert over dergelijke stukken en toetst of het college met die stukken binnen de kaders is gebleven van het collegeprogramma. De bespreking in de raad wordt vaak voorbereid door een vakcommissie. Ook in die vakcommissie vinden openbare politieke discussies plaats. Uiteindelijk bepaalt de vakcommissie óf het stuk door kan naar de raad en met welke status. Is het een hamerstuk in de raad of discussieert de raad verder over het stuk? Ik notuleer een dergelijke vakcommissie en ik betoogde vorig jaar in onderstaand stuk dat vanwege de politieke discussie in een vakcommissie de notulist geen macht mág uitoefenen.

Ik notuleer graag politieke vergaderingen, maar ook ambtelijke. Voor de afwisseling. Het is de professionaliteit van de notulist om te beseffen dat het dan om informatie gaat die nog niet rijp is om naar de raad te gaan. De verslagen hebben een heel ander karakter. Ze zijn veel korter. Het zijn samenvattingen of actielijsten. Hoe kort, is afhankelijk van waar in de organisatie de vergadering plaatsvindt. Het gaat voor de notulist bij ambtelijke vergaderingen om een hele andere manier van luisteren. En dan nog gaat het niet aan om als externe notulist, als zzp-er, macht uit te willen oefenen via de notulen. De notulist ondersteunt vooral de voorzitter. Dan is het prettig voor die voorzitter wanneer de notulist in staat is om de formulering van de besluiten met hem mee te maken. Dan is het prettig wanneer de notulist zelf ook al tijdens het luisteren aan het formuleren is. Het stuk van vorig jaar opnieuw van stal:

Liever dan over macht zou ik als het om notuleerwerk gaat, spreken over kracht. De heer Van Marwijk spreekt in Managers Online op 17 mei 2009 (http://www.managersonline.nl/artikel/6200/de-macht-van-de-notulist....) over macht en vanuit het perspectief dat een medewerker in een organisatie notuleert. Bovendien schrijft de heer Van Marwijk over beleidsmedewerkers die inhoudelijke kennis van zaken hebben. De baas van de onderneming heeft macht. Die kan de inhoud bepalen en voorschrijven hoe de notulen er uitzien. Dat blijkt ook uit enkele reacties op dit artikel van de heer Van Marwijk.

Ik ben professioneel notulist, schrijf korte en lange verslagen in bestuurlijke en ambtelijke omgevingen en ik ga vanuit mijn ervaring in op het artikel van de heer Van Marwijk, gezien vanuit het perspectief van één van mijn opdrachten.

In een grote ambtelijke organisatie is het dagelijks bestuur (bijvoorbeeld De Raad van Bestuur) de baas die bepaalt hoe de notulen er uit moeten zien. Tenminste, het zou goed zijn voor de organisatie wanneer die baas dat zou voorschrijven. In een gemeentelijke organisatie is het dagelijks bestuur het College van Burgemeester en Wethouders. Dat dagelijks bestuur bestaat uit wethouders afkomstig van politieke partijen die bestuurlijke verantwoordelijkheid willen nemen gezien de uitslag van de verkiezingen. De burgemeester maakt uiteraard ook deel uit van een dergelijk college.

De hoogste baas
Het hoogste bestuur van een stad is de gemeenteraad. Dat hoogste bestuur heeft de notuleertaken voor het vastleggen van zijn vergaderingen ‘uitbesteed’ aan een ambtelijke organisatie, de griffie. De griffie kan de notuleerwerkzaamheden dan weer uitbesteden aan een notuleerbureau. Bovendien is in het huidige dualisme het hoogste bestuur van de stad werkgever van de ambtenaren van de griffie. Ik kan mij goed voorstellen dat de griffie er dan niet nóg een machthebber bij kan gebruiken. De notulist die met zijn notulen macht uitoefent. Het zou niet in mij opkomen. Dat zou in mijn beleving de arrogantie ten top zijn.

De gemeenteraad bestaat uit fracties van politieke partijen. De inwoners van de stad kiezen hun favoriete politieke partij. De grootste politieke partij heeft de meeste macht. Maar zelfs die macht is niet statisch en bestaat niet per definitie. Iedere politieke partij zal zijn kracht moeten gebruiken in steeds een collegeperiode van vier jaar om duidelijk te maken aan het Dagelijks Bestuur of bijstellingen van dat dagelijkse bestuur gewenst zijn. De partijen maken daarbij gebruik van overredingskracht. De notulist neemt daarvan nota en verwerkt de argumenten in notulen, uitgebreide of minder uitgebreide.

De positie van de notulist
De notulen worden uitgebreider naarmate de notulist zich zijn positie meer bewust is: van hem of haar wordt verwacht dat hij of zij recht doet aan de woorden van de politieke partijen. Tenslotte spreken de politieke partijen zich in een openbare vergadering uit over politieke kwesties in hun stad. Alle bewoners van de stad hebben de politicus kunnen horen spreken. Het is dan van het grootste belang voor die politieke partijen, maar ook voor de raad als bestuurlijk orgaan, dat in de notulen de uitgesproken woorden overeenkomen met de geschreven tekst, zowel in de letter als in de geest. De raad schrijft de stad de wet voor. Het zou dan kolderiek, onzinnig en ronduit buiten alle verhoudingen zijn wanneer de notulist zich zou verkneukelen over zijn zogenaamde macht. Hij heeft vooral kracht nodig om de lange discussies te kunnen blijven volgen en om de gesproken taal goed om te zetten in geschreven. En de raad zou via de griffie de notulist kunnen voorschrijven hoe de notulen er uitzien, bijvoorbeeld in termen van ‘op naam, samenvattend, uitgebreide versie’. Maar hoe de wensen van de raad richting het product van de notulist ook geformuleerd zijn, eenduidig of niet, steeds zal de fractie die heeft gesproken zijn woorden willen terugzien in de notulen.

Conclusie vanuit mijn geschetste perspectief
Als notulist in opdracht van een griffie zou ik mij zelfs ongemakkelijk voelen wanneer ik in ‘de samenvattingen’ macht zou uitoefenen. In het geval ik geen kans zie een samenvatting te geven van korte statements, neem ik die statements letterlijk over om aan woorden recht te doen. De notulist van deze en dergelijke vergaderingen heeft in het licht van de democratische gang van zaken, een bijzonder belangrijke maar wel zeer bescheiden positie. Hij kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat de politiek alle tijd heeft voor de inhoud; dat niet urenlang gedebatteerd hoeft te worden over of de woorden van de heren en dames politici wel juist zijn weergegeven en of de uitspraak wel juist op dat moment of wellicht op een ander moment in de vergadering was gedaan. Dat is geen macht. Dat is kracht! De kracht van de notulist!

Utrecht, 23 mei 2009
Geertjan Benus, notulist h/o Notutekst, voor notulen en teksten
http://www.notutekst.nl

Weergaven: 441

Opmerking

Je moet lid zijn van Nederlands MediaNetwerk om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Nederlands MediaNetwerk

Interviews

[Interview] René Huiberts (Value Zipper): Het umfeld van een redactie is heilig

Sinds maart 2019 versterkt René Huiberts het team van Value Zipper waar hij voor verschillende klanten branded content opzet binnen het portfolio van Value Zipper. Een mooie gelegenheid om hem te vragen naar zijn plannen en zijn visie op branded content

[Interview] Thijs Jaski: Impact maak je door verhalen te vertellen die alleen bij jouw merk passen

Thijs Jaski verruilde begin 2019 ING voor creatief bureau Yune. Hij werd er Chief Brand Publishing. We spreken hem over zijn visie op merken en content

[Nederlands MediaNetwerk TV] Jasper Dijkstra over Eventbrite

Jasper Dijkstra is commercieel directeur van Eventbrite Benelux, de tool om kaartverkoop voor evenementen te realiseren. Hij praat ons bij over wat er speelt in de markt voor kaartverkoop

[Interview] Jouke Tjeerdsma en Sjoerd van der Meijden: Mannen kun je in specifieke hokjes plaatsen

Via meer dan vijftig verschillende websites en apps bereikt Mannenmedia maandelijks ruim zeven miljoen mannen. Wij spreken met Managing Director Jouke Tjeerdsma en Director Sales & Business Development Sjoerd van der Meijden

[Interview] Arun Maljaars (Insight TV): We geven millennials een platform om hun passie uit te breiden

Insight TV is sinds september 2018 actief in Nederland. Director of Content & Channels Arun Maljaars bereikt millennials via uiteenlopende avontuurlijke content. We spreken hem over zijn visie op verhalen vertellen en de content van de toekomst

Nieuwsbrief


Nieuwsbrief


Meld je aan voor de nieuwsbrief! Iedere dinsdag het nieuwste media nieuws, de scherpste communicatie columns en de beste vacatures in jouw inbox

Naam:
Email addres:

 

Bestaande en nieuwe leden krijgen de nieuwsbrief automatisch toegestuurd (opt-out)


Klik hier voor de meest recente nieuwsbrief

 

 

Stuur ons uw persberichten!

Het Nederlands MediaNetwerk ontvangt graag uw - voor media- en communicatie professionals relevante - persberichten! Stuur ze naar

info@nederlandsmedianieuws.nl

Afzenders van persberichten ontvangen automatisch het wekelijkse online magazine Nederlands MediaNieuws

Columns

[Column] Bob Goulooze: LinkedOut

Social media zijn er niet om te discussiëren over al dan niet belangrijke onderwerpen. Twitter, Facebook, ach als één opmerking bij iemand verkeerd valt, ben je zomaar een inwoner van Mongolië, een racist, een communist, een rechtse bal of een gestoorde

[Column] Niels Bruinsma: Folder in de ban in Utrecht

Vanaf 1 januari 2020 ontvangen de bewoners van Utrecht geen folders meer, tenzij ze een JA/JA-sticker hebben geplakt. Na Amsterdam is Utrecht de tweede gemeente die deze maatregel invoert

[Column] Jerome Kuijken: Consistente content

Slechts 2 procent van de content van organisaties slaagt erin om op de socials van hun consumenten te verschijnen. Ik wist dat de sociale algoritmes meedogenloos zijn, maar 2 procent is wel echt minimaal. Daar doe je dan al die moeite voor

[Column] Joris van Heukelom: De mens meer mens maken

Kun jij soms ook met jaloezie naar mensen kijken die veel mening en een beetje inhoud op hoge snelheid de socials op donderen? Ik ben daar te lui voor

[Column] Paola Cassone: Wat eten we vandaag?

Ik voorspelde drie jaar geleden dat gezond eten binnen vijf jaar een revolutionaire impact op marketing en communicatie zou hebben en dit jaar is dat al uitgekomen

Badge

Bezig met laden...

© 2019   Gemaakt door Bas Vlugt.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden