Nederlands MediaNetwerk

Onderstaand artikel schreef ik vorig jaar in reactie op een artikel van de heer Frank van Marwijk in Managersonline.nl. De tekst heeft heel lang op de site gestaan van http://www.managersonline.nl Recentelijk is mijn tekst van die website gehaald. De tekst van de heer Van Marwijk staat er nog.

Dit gebeurt in een periode waarin in Nederland nieuwe colleges van BenW geïnstalleerd worden. Frank van Marwijk schrijft over macht uitoefenen via de notulen. Inderdaad oefenen de ambtenaren onder het college van BenW macht uit - die bereiden de beslissingen voor, voor het college van BenW. In die ambtelijke organisatie wordt in diverse verbanden vergaderd. Over bijvoorbeeld stukken die eerst door het college van BenW beoordeeld worden en die vervolgens naar de gemeenteraad gaan. In de ambtelijke organisatie kunnen de notulen van de vergaderingen ook kort zijn.

De gemeenteraad vergadert over dergelijke stukken en toetst of het college met die stukken binnen de kaders is gebleven van het collegeprogramma. De bespreking in de raad wordt vaak voorbereid door een vakcommissie. Ook in die vakcommissie vinden openbare politieke discussies plaats. Uiteindelijk bepaalt de vakcommissie óf het stuk door kan naar de raad en met welke status. Is het een hamerstuk in de raad of discussieert de raad verder over het stuk? Ik notuleer een dergelijke vakcommissie en ik betoogde vorig jaar in onderstaand stuk dat vanwege de politieke discussie in een vakcommissie de notulist geen macht mág uitoefenen.

Ik notuleer graag politieke vergaderingen, maar ook ambtelijke. Voor de afwisseling. Het is de professionaliteit van de notulist om te beseffen dat het dan om informatie gaat die nog niet rijp is om naar de raad te gaan. De verslagen hebben een heel ander karakter. Ze zijn veel korter. Het zijn samenvattingen of actielijsten. Hoe kort, is afhankelijk van waar in de organisatie de vergadering plaatsvindt. Het gaat voor de notulist bij ambtelijke vergaderingen om een hele andere manier van luisteren. En dan nog gaat het niet aan om als externe notulist, als zzp-er, macht uit te willen oefenen via de notulen. De notulist ondersteunt vooral de voorzitter. Dan is het prettig voor die voorzitter wanneer de notulist in staat is om de formulering van de besluiten met hem mee te maken. Dan is het prettig wanneer de notulist zelf ook al tijdens het luisteren aan het formuleren is. Het stuk van vorig jaar opnieuw van stal:

Liever dan over macht zou ik als het om notuleerwerk gaat, spreken over kracht. De heer Van Marwijk spreekt in Managers Online op 17 mei 2009 (http://www.managersonline.nl/artikel/6200/de-macht-van-de-notulist....) over macht en vanuit het perspectief dat een medewerker in een organisatie notuleert. Bovendien schrijft de heer Van Marwijk over beleidsmedewerkers die inhoudelijke kennis van zaken hebben. De baas van de onderneming heeft macht. Die kan de inhoud bepalen en voorschrijven hoe de notulen er uitzien. Dat blijkt ook uit enkele reacties op dit artikel van de heer Van Marwijk.

Ik ben professioneel notulist, schrijf korte en lange verslagen in bestuurlijke en ambtelijke omgevingen en ik ga vanuit mijn ervaring in op het artikel van de heer Van Marwijk, gezien vanuit het perspectief van één van mijn opdrachten.

In een grote ambtelijke organisatie is het dagelijks bestuur (bijvoorbeeld De Raad van Bestuur) de baas die bepaalt hoe de notulen er uit moeten zien. Tenminste, het zou goed zijn voor de organisatie wanneer die baas dat zou voorschrijven. In een gemeentelijke organisatie is het dagelijks bestuur het College van Burgemeester en Wethouders. Dat dagelijks bestuur bestaat uit wethouders afkomstig van politieke partijen die bestuurlijke verantwoordelijkheid willen nemen gezien de uitslag van de verkiezingen. De burgemeester maakt uiteraard ook deel uit van een dergelijk college.

De hoogste baas
Het hoogste bestuur van een stad is de gemeenteraad. Dat hoogste bestuur heeft de notuleertaken voor het vastleggen van zijn vergaderingen ‘uitbesteed’ aan een ambtelijke organisatie, de griffie. De griffie kan de notuleerwerkzaamheden dan weer uitbesteden aan een notuleerbureau. Bovendien is in het huidige dualisme het hoogste bestuur van de stad werkgever van de ambtenaren van de griffie. Ik kan mij goed voorstellen dat de griffie er dan niet nóg een machthebber bij kan gebruiken. De notulist die met zijn notulen macht uitoefent. Het zou niet in mij opkomen. Dat zou in mijn beleving de arrogantie ten top zijn.

De gemeenteraad bestaat uit fracties van politieke partijen. De inwoners van de stad kiezen hun favoriete politieke partij. De grootste politieke partij heeft de meeste macht. Maar zelfs die macht is niet statisch en bestaat niet per definitie. Iedere politieke partij zal zijn kracht moeten gebruiken in steeds een collegeperiode van vier jaar om duidelijk te maken aan het Dagelijks Bestuur of bijstellingen van dat dagelijkse bestuur gewenst zijn. De partijen maken daarbij gebruik van overredingskracht. De notulist neemt daarvan nota en verwerkt de argumenten in notulen, uitgebreide of minder uitgebreide.

De positie van de notulist
De notulen worden uitgebreider naarmate de notulist zich zijn positie meer bewust is: van hem of haar wordt verwacht dat hij of zij recht doet aan de woorden van de politieke partijen. Tenslotte spreken de politieke partijen zich in een openbare vergadering uit over politieke kwesties in hun stad. Alle bewoners van de stad hebben de politicus kunnen horen spreken. Het is dan van het grootste belang voor die politieke partijen, maar ook voor de raad als bestuurlijk orgaan, dat in de notulen de uitgesproken woorden overeenkomen met de geschreven tekst, zowel in de letter als in de geest. De raad schrijft de stad de wet voor. Het zou dan kolderiek, onzinnig en ronduit buiten alle verhoudingen zijn wanneer de notulist zich zou verkneukelen over zijn zogenaamde macht. Hij heeft vooral kracht nodig om de lange discussies te kunnen blijven volgen en om de gesproken taal goed om te zetten in geschreven. En de raad zou via de griffie de notulist kunnen voorschrijven hoe de notulen er uitzien, bijvoorbeeld in termen van ‘op naam, samenvattend, uitgebreide versie’. Maar hoe de wensen van de raad richting het product van de notulist ook geformuleerd zijn, eenduidig of niet, steeds zal de fractie die heeft gesproken zijn woorden willen terugzien in de notulen.

Conclusie vanuit mijn geschetste perspectief
Als notulist in opdracht van een griffie zou ik mij zelfs ongemakkelijk voelen wanneer ik in ‘de samenvattingen’ macht zou uitoefenen. In het geval ik geen kans zie een samenvatting te geven van korte statements, neem ik die statements letterlijk over om aan woorden recht te doen. De notulist van deze en dergelijke vergaderingen heeft in het licht van de democratische gang van zaken, een bijzonder belangrijke maar wel zeer bescheiden positie. Hij kan er bijvoorbeeld voor zorgen dat de politiek alle tijd heeft voor de inhoud; dat niet urenlang gedebatteerd hoeft te worden over of de woorden van de heren en dames politici wel juist zijn weergegeven en of de uitspraak wel juist op dat moment of wellicht op een ander moment in de vergadering was gedaan. Dat is geen macht. Dat is kracht! De kracht van de notulist!

Utrecht, 23 mei 2009
Geertjan Benus, notulist h/o Notutekst, voor notulen en teksten
http://www.notutekst.nl

Weergaven: 353

Opmerking

Je moet lid zijn van Nederlands MediaNetwerk om reacties te kunnen toevoegen!

Wordt lid van Nederlands MediaNetwerk

Interviews

[Interview] Hans Nijenhuis over dagbladen, televisie, video, Katja Schuurman en Chantal Janzen

Hans Nijenhuis is hoofdredacteur van AD en alle regiodagbladen van De Persgroep. Daarmee is hij de grootste journalistenbaas van Nederland.

[Interview] Ilko Tonen over het belang van color grading

Met de komst van Oled, Ultra HD en steeds meer verschillende opnameapparatuur, is goede color grading belangrijker dan ooit. We spreken met Ilko Tonen, eigenaar van Color in Motion, over de laatste ontwikkelingen

[MediaBelofte 2018] Genomineerd: Hicham Filali | Managing Director Innovo Marketing

Hicham Filali is een van de tien genomineerden voor de MediaBelofte 2018. Wij spreken hem

[MediaBelofte 2018] Genomineerd: Layla Kaspi | Associate Manager Brand Concept Foot Locker

Layla Kaspi is een van de tien genomineerden voor de MediaBelofte 2018. Wij spreken haar

[MediaBelofte 2018] Genomineerd: Sophie Benink, Communication Consultant Zenith

Sophie Benink is een van de tien genomineerden voor de MediaBelofte 2018. Wij spreken haar.

Nieuwsbrief


Nieuwsbrief


Meld je aan voor de nieuwsbrief! Iedere dinsdag het nieuwste media nieuws, de scherpste communicatie columns en de beste vacatures in jouw inbox

Naam:
Email addres:

 

Bestaande en nieuwe leden krijgen de nieuwsbrief automatisch toegestuurd (opt-out)


Klik hier voor de meest recente nieuwsbrief

 

 

Stuur ons uw persberichten!

Het Nederlands MediaNetwerk ontvangt graag uw - voor media- en communicatie professionals relevante - persberichten! Stuur ze naar

info@nederlandsmedianieuws.nl

Afzenders van persberichten ontvangen automatisch het wekelijkse online magazine Nederlands MediaNieuws

Columns

[Column] Frank Waals: Wie zwijgt, die blijft

Wie zwijgt, die blijft. Ja, je leest het goed. Geen taalfoutje maar de kille werkelijkheid voor hen die ten prooi zijn gevallen aan hitsige managers die functies verdelen op basis van zaadlozingen. In de VS zijn de fratsen van de op macht beluste filmproducent Harvey Weinstein op straat komen te liggen en dat heeft hem voor de verandering eens geen goed gedaan

[Column] Ronja Slierendrecht: Artificial intelligence maakt audiovisuele archieven toegankelijk

Het aantal beeld- en geluidfragmenten dat per dag de lucht in wordt geslingerd is groter dan ooit. De stroom aan content lijkt eindeloos. Logisch, want iedereen is tegenwoordig in staat om een video of podcast te maken. Niet alleen omroepen, operators en producers hebben een archief aan beeldmateriaal, vrijwel elke organisatie of individu bouwt bewust of onbewust een archief op

[Commercial Review] Machiel Verkuyl: KLM, Energiedirect.nl, Olvarit

In de energiemarkt zijn er niet zo veel routes naar groei waar je uit kunt kiezen. Een van die routes is die van no frills, met prijs als belangrijkste wapenfeit. Energiedirect heeft in dit kader een campagne gemaakt die bestaat uit maar liefst negen creatieve uitwerkingen, die voor mijn gevoel allemaal wel familie van elkaar zijn

[Column] Marvin Jacobs: Haatzaaiers laten podcasts links liggen

Online je mening geven, betekent anno 2017 jezelf blootstellen aan een spervuur van gescheld en beledigingen. Online is er één gedeelte dat vooralsnog gevrijwaard blijft van die epidemie, een plek waar mensen hun mening kunnen geven zonder dat ze daarmee gelijk een online slachtpartij over zichzelf afroepen. Welkom in de wereld van podcasts

[Column] Femke Leemeijer: Stoelendans

Het is vrees ik niet een heel erg origineel onderwerp, ook ik heb er al eerder over geschreven en ik ben niet de enige, maar het blijft een urgente kwestie: waarom is het toch zo lastig om als bestaande, traditionele organisatie échte innovatie te initiëren en te incorporeren?

Badge

Bezig met laden...

© 2017   Gemaakt door Bas Vlugt.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden